Delegar no es asignar tareas

Es una carencia grave de muchos mandos en cualquier compañía: no saben delegar. Son sobradamente conocidas las excusas más habituales frente a la incapacidad de delegar:  “Ya lo hago yo, porque total, tardo más en explicárselo que en hacerlo” o “cada vez que lo dejo en manos de alguien las cosas no salen, así es que ya ni lo intento…”o  “esto solo lo puedo hacer yo”. De cualquier forma, estas frases reflejan las excusas para explicar que no se está delegando.

Sin embargo, muchos directivos no son conscientes de que no saben delegar. Ellos defienden que sí porque A es responsable de esto, B de aquello y C de lo de más allá. En cambio, cuando preguntemos a sus colaboradores, posiblemente nos dirán aquello de "aquí no se mueve un boli sin que X de su aprobación". Puede ser cierto que cada miembro del equipo tiene unas responsabilidades teóricas, pero nadie tiene ningún tipo de poder de decisión y suele existir un control exhaustivo de cada una de las tareas que realiza cada trabajador.

Delegar significa mucho más que asignar tareas. Se trata de involucrar a los miembros de un equipo en los resultados que se desea obtener, asignarle la responsabilidad de cumplir unos objetivos, darle capacidad de decisión y exigirle resultados. Pero esto, que parece tan evidente, es posiblemente una de las tareas más difíciles que debe afrontar un líder, porque implica la humildad de aceptar que uno solo no es capaz de hacerlo todo y la seguridad en las propias capacidades para asimilar que otros miembros del equipo harán determinadas tareas mejor que uno mismo.

En el otro extremo, hay gestores de equipos que delegan la responsabilidad. Es un error grave. La responsabilidad de asigna, pero no se delega. Delegar no significa que no deba haber una supervisión de los resultados y un apoyo al equipo para que pueda acudir a su líder ante cualquier incidencia.

Para delegar eficazmente, debemos:

1. Definir los resultados esperados: prepararse con antelación para tener claro qué se quiere. Antes de delegar una tarea, debemos reflexionar sobre ella, y en especial, sobre cual es el resultado final que esperamos obtener cuando esté finalizada.

2. Definir claramente y explicar cada tarea. Hay que se explícito, y asegurarse de que la otra persona comprende lo que se le dice, pidiéndole que repita lo que entendió.

3. Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea.

4. Definir los niveles de autoridad que la persona puede emplear en su tarea: hacer recomendaciones, informar y poner en marcha, y actuar.

5. Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Programe estas reuniones con cierta frecuencia al principio, para hacerlas más esporádicas a medida que la tarea esté bajo control.

6. Convocar una sesión de revisión para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar y lo que se ha aprendido.