Plan de acogida. El primer paso de una buena relación

Es cierto que la incorporación de personas a nuestras organizaciones ha pasado a ocupar un lugar mucho más esporádico. No contratamos tanto como antes, pero en un contexto de recorte de recursos, es importante acertar el tiro y asegurar el éxito de nuestros procesos de selección. Considerando el esfuerzo de tiempo y recursos que supone un proceso de selección, parece paradójico descuidar la integración de los nuevos colaboradores, teniendo en cuenta que es precisamente la primera etapa de su incorporación en la organización una de las más importantes en su proceso de socialización, debido a que:

• la persona se encuentra especialmente flexible y receptiva a todo lo nuevo 
• la gran influencia que tiene esta primera etapa y cómo ésta condicionará su comportamiento futuro.

Es, por lo tanto, muy importante que en las organizaciones se ponga en práctica un plan de acogida que recoja los temores, expectativas, dudas del nuevo miembro, ya que ello facilitará la integración y permitirá reconducir aquellas situaciones que en un futuro podrían generar su salida de la organización.

Podemos definir plan de acogida como la planificación de la toma de contacto y seguimiento, en la interacción de una organización con sus miembros.

La mayoría de las empresas aseguran tener un plan de acogida, cuando en realidad el único elemento planificado de acogida es la entrega en mano del Manual de Bienvenida, donde se plasman los procedimientos burocráticos, organigrama, normas, etc. A partir de ahí se hacen las presentaciones oficiales: jefe-recién llegado. El éxito de adaptación dependerá, en buena medida, del énfasis que, voluntariamente, realice el jefe inmediato del nuevo colaborador.

Si dejamos el proceso de integración al azar, no podemos comprobar si el nuevo miembro está entendiendo:

• en qué consiste el negocio,
• cuáles son sus objetivos,
• qué expectativas tiene la empresa sobre él y
• si la empresa está cumpliendo con las suyas.

A menudo se pierden profesionales, echando las culpas a una mala selección, cuando en realidad el problema principal ha sido la falta de feed-back y adecuación de expectativas, que se podrían haber controlado si se hubiese aplicado un plan de acogida de manera sistemática.

Los objetivos de un plan de acogida son:

• Ayudar en el proceso de integración.
• Reducir el tiempo necesario para llegar al grado de autonomía adecuado.
• Ofrecer medios para que pueda conocer y compartir los valores y objetivos de la organización.
• Ayudar a reducir los miedos en el proceso de mutuo conocimiento: organización-nuevo miembro.
• Estructurar y planificar la incorporación del personal.

A pesar de que el plan de acogida debe ser personalizado a las necesidades de cada organización, podemos establecer unos puntos básicos que debe recoger:

• La presentación de la organización: historia, estructura, estilo de funcionamiento, misión, visión, cultura y valores.
• Organigrama: ¿quién hace qué? Debe hacerse especial énfasis en aquellas áreas con las que más deba relacionarse la persona recién llegada.
• Repertorio de las actividades productivas y de los productos fabricados o servicios ofertados
• Política general de la empresa: promoción, formación, etc.
• Reglamento de régimen interno y consignas de seguridad
• Política social: servicios sociales, ayudas, actividades sociales como club, mutualidades, etc.